入稿前に残すバックアップと版管理

三層の保存セット

• 編集セット：制作ファイル、配置画像、使用フォントの記録、原稿
• 確定セット：校了した本文PDF、表紙PDF、指示書、変更履歴
• 送信セット：アップロードしたZIP、受付完了の記録、送信日時

編集ファイルを渡す契約や将来の改訂がある場合は、元データの扱いも事前に決めます。フォント本体など再配布できない素材は含めず、入手元と名称を記録します。

版番号と変更履歴を対応させる

版番号は日付だけでなく、順序が明確な番号を使います。履歴には「誤字修正」ではなく、章名とページ、変更内容、確認者を書きます。表紙だけ直した場合も本文と同じ版セットを新しく作り、どの組み合わせを送ったか曖昧にしません。

1. 校正反映前のスナップショットを保存する。
2. 反映後にPDFを再出力し、ページ数を照合する。
3. 確定版を読み取り専用の保管場所へ複製する。
4. 送信ZIPと受付記録を同じ版フォルダへ追加する。

復元できるかを試して初めてバックアップ

別の場所へ編集セットを複製し、制作ファイルを開いて画像リンクや書体警告を確認します。確定PDFの先頭から末尾を開き、送信ZIPも解凍します。ファイルが存在するだけでなく、必要な内容を読めることが基準です。ZIPの解凍テストと同時に行えます。

同期を保管と混同しない

作業フォルダをクラウド同期していても、破損したファイルや削除操作が全端末へ伝わる可能性があります。版履歴があっても保存期間外になることがあります。少なくとも一つは日常の同期から切り離し、保管後に不用意に編集しない場所へ置きます。

入稿版を閉じる前の記録

• 編集・確定・送信の三セットがそろう
• 表紙と本文の版番号が同じ
• 変更履歴から修正箇所をたどれる
• 二つ以上の独立した保存先でファイルを開けた
• 再送が必要なら再入稿手順に従い新しい版を作る

この記録を残せば、増刷や修正版を作るときも、印刷済みの基準版を壊さずに次の作業を始められます。