Word原稿を入稿用PDFにする方法

PDF書き出し機能を使う

Wordの「印刷」から仮想プリンターへ送る方法より、「名前を付けて保存」または「エクスポート」のPDF機能を使う方が、ページ寸法や文字情報を保ちやすくなります。表紙と本文は印刷所の指示に従って別ファイルにし、本文は見開きではなく単ページ順で出力します。

文書を整える手順

1. 印刷所指定の仕上がり寸法を確認し、用紙サイズを同じ数値にする
2. 上下左右と綴じ側の余白、ヘッダー位置を設定する
3. 空行の連打をやめ、段落設定と改ページで制御する
4. 画像を掲載寸法で確認し、圧縮劣化がないか調べる
5. 使用フォントとPDFへの埋め込み可否を確認する

判型が未確定なら原稿と仕上がりサイズの合わせ方で数値を固定します。

PDFを書き出す

最終版を複製し、変更履歴とコメントを処理してPDF形式で保存します。「標準」「印刷品質」などの選択肢では画面用の最小サイズを避けます。全ページを対象にし、文書プロパティやコメントを意図せず含めないことも確認します。

A5・縦書き・120ページの小説なら、A5の単ページ120枚としてPDF化します。表紙は背幅を含む別データです。縦書きは崩さず受け渡す方法も参照します。

完成PDFを検査する

• ページ寸法が注文する判型と一致する
• ページ数、掲載順、白紙、奥付が台割どおり
• 文字が別書体へ置き換わっていない
• 画像が粗くならず、枠線や透過の乱れがない
• ノンブル、柱、章扉が正しいページにある

別端末でも開き、PDFを先頭から一ページずつ送り、ページ境界で文章や図が欠けないか確認します。

起きやすい失敗

プリンタードライバー経由で縮小される、画像圧縮が残る、最終修正後に目次を更新し忘れる事故があります。見開きを二ページ一組でPDF化すると受け付けられない場合もあります。塗り足しが必要な誌面をWordで再現しにくい場合は、仕様外の処理を推測せず印刷所へ確認します。

提出直前の判断

最終PDFの寸法、ページ数、フォント、画像、掲載順が注文内容と一致し、元のWordと一対一で対応していれば提出できます。検査後は再保存せず、そのファイルを入稿します。